Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Betriebs von www.fuhrparkplaner24.de ist:

E-Mail: info@sonnify.de
Telefon: 0178 477 7163

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie diese Kontaktdaten verwenden. Die folgenden Hinweise gelten für den Planer und die öffentlich erreichbaren Blog- und Informationsseiten.

2. Websiteaufruf, Hosting und Datenbank

Beim Abruf von Webseiten müssen technische Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt, übertragene Datenmenge und technische Informationen zu Browser und Betriebssystem. Hostinganbieter können diese Angaben in Zugriffs- und Fehlerprotokollen erfassen, um die Website auszuliefern, Störungen zu beheben und Angriffe zu erkennen.

Die Datenbank des Planers wird bei STRATO betrieben. Hosting- und Infrastrukturunternehmen können im Rahmen ihrer technischen Aufgaben Empfänger von Daten sein. Weitere Informationen zu STRATO finden Sie unter www.strato.de/datenschutz/.

Rechtsgrundlage für die technische Bereitstellung und Absicherung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im zuverlässigen und sicheren Betrieb. Protokolldaten werden für die technische Bearbeitung, Fehleranalyse und erforderliche Sicherheitsprüfung benötigt; bei einem konkreten Sicherheitsvorfall kann eine längere Speicherung zur Aufklärung erforderlich sein. Die konkreten Aufbewahrungsfristen der Hostingprotokolle richten sich zusätzlich nach der eingesetzten Hostingkonfiguration.

3. Anmeldung und technisch notwendige Sitzung

Für Benutzerkonten werden Name, E-Mail-Adresse, Rolle und ein Passwort-Hash gespeichert. Passwörter werden nicht als Klartextpasswort in der Kontotabelle abgelegt. Bei einer öffentlichen Unternehmensregistrierung werden Unternehmensname, Name des Eigentümers, E-Mail und Passwort-Hash gespeichert und ein getrenntes Eigentümerkonto angelegt. Unternehmensadministratoren können weitere Mitarbeiterkonten anlegen; Zugriffe auf Funktionen richten sich nach der vergebenen Rolle. Fahrerzugänge sind mit einem Fahrerprofil verknüpft. Tankvorgänge werden dem erfassenden Benutzerkonto zugeordnet. Fahrer sehen die Fahrzeugliste, firmeninterne Servicenummern sowie ausschließlich ihre eigenen Tankungen und zugehörigen Belege.

Der Planer verwendet ein Sitzungscookie mit dem Namen fp24. Es enthält eine Sitzungskennung und ermöglicht insbesondere Anmeldung und Sitzungszuordnung. Das Cookie ist als Sitzungscookie eingerichtet; seine Lebensdauer im Browser richtet sich auch nach dessen Einstellungen. Beim Abmelden wird die serverseitige Sitzung beendet. Verbleibende Sitzungsdateien werden nach den serverseitigen PHP-Aufbewahrungs- und Bereinigungsregeln entfernt.

Der Schutz von Formularen gegen unbefugte Anfragen erfolgt mit einem CSRF-Token in der Sitzung. Die Speicherung bzw. der Zugriff auf für die angeforderte Sitzungsfunktion unbedingt erforderliche Informationen beruht auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die zugehörige Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Nutzungsverhältnis auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO oder auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur sicheren Verwaltung berechtigter Zugänge.

Der öffentliche Blog und die Rechtstexte benötigen selbst kein Anmeldungscookie. Sie können diese Seiten ohne Benutzerkonto lesen.

4. Schutz gegen fehlgeschlagene Anmeldungen

Zur Begrenzung von Anmeldeversuchen speichert die Anwendung IP-Adresse, Anzahl fehlgeschlagener Versuche und Beginn des Prüfzeitraums. Der Zeitraum beträgt 15 Minuten. Abgelaufene Einträge werden beim nächsten API-Aufruf aus dieser Sperrtabelle entfernt; eine erfolgreiche Anmeldung löscht den betreffenden Eintrag ebenfalls. Bei der Unternehmensregistrierung werden zur Begrenzung missbräuchlicher Kontoanlagen ebenfalls IP-Adresse, Anzahl der Versuche und Beginn des Prüfzeitraums erfasst. Das Registrierungsfenster beträgt eine Stunde; abgelaufene Registrierungszähler werden beim nächsten Registrierungsaufruf entfernt. Unabhängige Hostingprotokolle können anderen Aufbewahrungsregeln unterliegen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist der Schutz von Benutzerkonten und gespeicherten Daten vor unbefugten Zugriffen.

5. Fahrzeuge, Fahrer, Fahrten und Abrechnung

Im angemeldeten Bereich können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Fahrzeugbezeichnung, Kennzeichen, Fahrzeugstatus, Kilometerstände und Prüf- oder Versicherungsfristen;
• Namen und Kontaktdaten von Fahrern, Führerscheinklassen und Kontrolltermine;
• Fahrtzweck, Zielangaben, Fahrzeug- und Fahrerzuordnung, Start- und Endzeit sowie Abfahrts- und Rückkehrkilometer;
• Wartungstermine, Kosten, Preise, Zahlungsstatus, Abrechnungsdaten und frei eingegebene Notizen;
• Tankzeitpunkt, Kilometerstand, Kraftstoffart, Liter, Betrag, Tankstelle und zugehörige Belege.

Die Angaben dienen der Disposition, der Terminverwaltung sowie der Kosten- und Einnahmenübersicht. Pflichtangaben werden im jeweiligen Formular gekennzeichnet. Ohne die für eine Funktion erforderlichen Angaben kann der entsprechende Vorgang nicht gespeichert werden. Die Anwendung erfasst keine GPS-Positionen automatisch.

Rechtsgrundlagen sind je nach konkretem Vorgang Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Bereitstellung vereinbarter Funktionen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für nachvollziehbare und sichere Fuhrparkorganisation sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten eine Verarbeitung erfordern. Werden Daten von Beschäftigten oder anderen Personen durch ein nutzendes Unternehmen erfasst, muss dieses die für seinen Einsatz geltende Rechtsgrundlage und Information der betroffenen Personen sicherstellen. Diese Erklärung ersetzt dessen eigene Datenschutzhinweise nicht.

Die Installation verwaltet getrennte Unternehmensbereiche. Fahrzeuge, Fahrerprofile, Buchungen, Tankbelege und Abrechnungen werden einem Unternehmen zugeordnet. Mitarbeiter sehen entsprechend ihrer Rolle die Daten ihres Unternehmens; der Websiteadministrator verwaltet die Plattform, öffentliche Website-Einstellungen und den Zugangsstatus registrierter Unternehmen. In der Websiteadministrationsansicht werden keine operativen Fuhrparkdaten oder Tankbelege ausgeliefert. Ein Websiteadministratorkonto kann zusätzlich einem eigenen Unternehmensbereich zugeordnet werden. Nach ausdrücklichem Wechsel in diese Ansicht gelten für die eigenen Fuhrparkdaten die Unternehmensrechte; dadurch entsteht kein Zugriff auf fremde Unternehmensbereiche. Unternehmensadministratoren verwalten ihre Mitarbeiter und deren Berechtigungen. Einträge sind nicht öffentlich im Blog sichtbar. CSV-Exporte werden auf ausdrücklichen Aufruf im Browser zum Herunterladen erstellt.

6. Tankbelege und lokale Texterkennung

Zu einer Tankung kann ein Bild oder PDF-Beleg gespeichert werden. Solche Belege können personenbezogene Angaben wie Namen, Zahlungsinformationen oder Hinweise auf Aufenthaltsorte enthalten. Laden Sie nur für den Vorgang benötigte Angaben hoch und schwärzen Sie nicht erforderliche Informationen vor dem Upload.

Gespeicherte Belege liegen in der Datenbank und können nur nach Anmeldung abgerufen werden. Nutzer mit Leserechten können Belege lesen; Änderungen erfordern Schreibrechte. Das Löschen eines Tankvorgangs entfernt auch den zugeordneten Beleg aus der aktiven Belegtabelle.

Die optionale Bild-Texterkennung verwendet Tesseract.js im Browser. Bibliothek, Worker, Rechenkern und Sprachdateien werden von dieser Website geladen. Für das Auslesen wird das ausgewählte Foto nicht an einen externen OCR- oder KI-Dienst übermittelt. Erst beim Speichern wird ein ausgewählter Beleg an den Server von Fuhrparkplaner24 übertragen. Erkannte Angaben erscheinen als Vorschläge und werden nicht ohne Ihre Prüfung gespeichert. PDF-Belege werden abgelegt, aber nicht automatisch ausgelesen.

Die OCR-Arbeitsdaten werden im Arbeitsspeicher des Browsers verarbeitet; die Anwendung deaktiviert den zusätzlichen persistenten Sprachdaten-Cache der OCR-Bibliothek. Der normale Browsercache für heruntergeladene Dateien richtet sich nach den Browsereinstellungen. Rechtsgrundlagen entsprechen der Verarbeitung des zugehörigen Tankvorgangs; die Texterkennung ist eine von Ihnen ausdrücklich aufgerufene Eingabehilfe.

Tourenplanung und externe Navigation

Touren können Adressen, geplante Stoppzeiten, Hinweise und Ladungspositionen mit Stückzahl, Gewicht und Lade-/Entladeort enthalten. Zugewiesene Fahrer erhalten die für ihre Tour benötigten Angaben. Beim bloßen Anzeigen eines Tourenplans werden keine Karten oder Inhalte externer Navigationsanbieter geladen. Erst wenn Sie eine Etappe in Google Maps öffnen, werden die Start- und Zieladressen dieser Etappe an Google übergeben. Für die weitere Verarbeitung durch Google gelten dessen Datenschutzhinweise. Ladungsverzeichnisse werden nicht an Google Maps übermittelt. Die Anwendung erfasst keine automatischen GPS-Standorte.

7. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage, um sie zu beantworten und gegebenenfalls weitere Schritte abzustimmen. Bei Telefonaten verarbeiten wir die für die Bearbeitung erforderlichen Angaben; die Anwendung enthält keine automatische Gesprächsaufzeichnung.

Für vertragsbezogene Anfragen gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, für sonstige Anliegen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Korrespondenz wird so lange aufbewahrt, wie die Bearbeitung, gesetzliche Pflichten oder die erforderliche Geltendmachung bzw. Abwehr von Ansprüchen dies verlangen.

8. Empfänger und externe Inhalte

Empfänger sind berechtigte Benutzer dieser Installation, technische Hosting- und Infrastrukturanbieter im Rahmen ihrer Aufgaben sowie Behörden oder andere Stellen, wenn eine rechtliche Verpflichtung oder eine andere zulässige Grundlage besteht. Eine Weitergabe von Fuhrparkdaten an Werbenetzwerke oder ein externer KI-Trainingsdienst ist in der Anwendung nicht implementiert.

Die Anwendung bindet keine Analyse- oder Werbetracker, Social-Media-Plugins oder extern geladenen Webfonts ein. Schriften verwenden die verfügbaren Systemschriftarten. Die OCR-Komponenten werden lokal ausgeliefert. Beim bloßen Lesen dieser Seiten werden externe Links nicht automatisch geöffnet. Wenn Sie einen externen Link aufrufen, verarbeitet die Zielwebsite Daten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen.

Durch die Anwendung ist kein Transfer der OCR-Fotos an Drittstaaten vorgesehen. Für die Verarbeitung durch Hosting- und Kommunikationsanbieter ist die konkrete vertragliche und technische Ausgestaltung maßgeblich.

8a. Kostenpflichtige Tarife, E-Rechnungen und Zahlungsverkehr

Bei einem ausdrücklich bestätigten kostenpflichtigen Tarif werden Vertragsbeginn, bestätigte Konditionen und die während eines Kalendermonats vorhandenen Fahrzeuge zur Gebührenberechnung dokumentiert. Fahrzeuglöschungen entfernen diese abrechnungsrelevante Nutzungshistorie nicht. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Vertragsabwicklung und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Nachweispflichten.

Für Plattformgebühren und auf Weisung eines Unternehmens ausgestellte Buchungsrechnungen verarbeiten wir die erforderlichen Aussteller- und Empfängeranschriften, Kontaktadresse, Steuerangaben, Leistungsbeschreibung, Beträge, Rechnungsnummer sowie Versand- und Zahlungsstatus. XML-Originale, Korrekturen und Prüfsummen werden getrennt von bearbeitbaren Fuhrparkvorgängen archiviert. Buchungsrechnungen können ausschließlich berechtigte Unternehmensadministratoren erstellen, exportieren und zum Versand freigeben. Buchhaltungsmitarbeiter behalten die normale Einnahmen- und Ausgabenübersicht, aber keinen Zugriff auf Tarif- oder E-Rechnungsfunktionen. Andere Unternehmen erhalten keinen Zugriff darauf. Der Websitebetreiber hat über die Websiteverwaltung Zugriff auf eigene Plattformgebühren, nicht auf Buchungsrechnungen fremder Unternehmen.

Nach Freigabe übermittelt der eingerichtete STRATO-Mailserver die Rechnung an den bestätigten Empfänger. Plattformgebühren werden im gebuchten Tarif zur monatlichen Rechnungszustellung vorgemerkt. Die Verbindung der Anwendung zum Mailserver verwendet TLS; eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen Rechnungsaussteller und Empfänger ist damit nicht verbunden. Empfängeradresse und Versandstatus werden protokolliert. Es werden keine Tracking-Pixel eingebunden.

Bei Auswahl von PayPal werden zur Abwicklung der Plattformzahlung die Rechnungsreferenz und der Betrag an PayPal übermittelt; im weiteren Checkout verarbeitet PayPal zusätzliche Zahlungs- und Kontodaten nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen. Eine mögliche internationale Verarbeitung durch PayPal richtet sich nach diesen Hinweisen und den dort beschriebenen Garantien. Die Anwendung speichert die Auftrags-/Zahlungsreferenz, Betrag und bestätigten Zahlungsstatus, aber keine PayPal-Passwörter oder vollständigen Zahlungsinstrumente. Für SEPA-Überweisungen wird die vom Aussteller angegebene IBAN auf der Rechnung verwendet; Kundenmandate und Onlinebanking-Zugangsdaten werden nicht erfasst.

Für die Verarbeitung von Kundenrechnungsdaten im Auftrag eines Unternehmens sind die Verantwortlichkeiten und erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor dem produktiven Einsatz verbindlich zu regeln. Rechnungen unterliegen grundsätzlich einer achtjährigen Aufbewahrung ab Ende des Ausstellungsjahres nach § 14b UStG; in gesetzlich vorgesehenen Fällen kann eine längere Frist gelten. Nach Ablauf der erforderlichen Fristen ist die weitere Aufbewahrung zu prüfen. Gesetzliche Pflichten können einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

9. Aufbewahrung und Löschung

Konten und operative Fuhrparkdaten werden gespeichert, solange sie für die bereitgestellten Funktionen und den dokumentierten Betrieb benötigt werden. Für die Bestimmung der Dauer sind insbesondere der Fortbestand des Benutzerzugangs, die Abwicklung des jeweiligen Vorgangs, die Notwendigkeit von Nachweisen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten maßgeblich. Relevante abrechnungsbezogene Unterlagen können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Eine pauschale unbegrenzte Nutzung zu anderen Zwecken ist damit nicht verbunden.

Zur Nachvollziehbarkeit werden Änderungen einschließlich Benutzerkennung, Benutzername, Zeitpunkt, Begründung sowie vorherigem und neuem Datenstand in einem Änderungsprotokoll gespeichert. Dieses ist über die Anwendung nicht bearbeitbar oder löschbar. Das Löschen eines aktiven Datensatzes entfernt dessen vorherige Datenstände nicht aus dem Protokoll. Kontopasswörter und deren Hashes werden nicht in dieses Protokoll aufgenommen. Abrechnungsmonate können gegen Änderungen gesperrt werden. Die Anwendung löscht Fuhrparkdaten und Protokolle nicht automatisch nach einer festen Frist. Berechtigte Benutzer können Vorgänge entfernen; bei Konten, weitergehenden Löschwünschen oder Einschränkungen der Verarbeitung wenden Sie sich an den Verantwortlichen. Gesetzliche Pflichten oder erforderliche Nachweise können einer sofortigen vollständigen Löschung entgegenstehen. Daten in Sicherungskopien unterliegen der jeweiligen Sicherungs- und Überschreibungsroutine und sind nicht durch eine Löschung in der aktiven Datenbank automatisch aus allen Sicherungen entfernt.

10. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Bei Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO Widerspruch einlegen. Bitte verwenden Sie für die Ausübung Ihrer Rechte die Kontaktdaten im ersten Abschnitt.

Sie können sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Standort Rostock ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern eine mögliche Anlaufstelle.

11. Keine automatisierte Entscheidung über Personen

Die Anwendung berechnet Preise, Kilometerstrecken und Verbrauchswerte aus erfassten Angaben. Sie trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblichen Auswirkungen auf Personen im Sinne von Art. 22 DSGVO. OCR-Ergebnisse sind überprüfbare Eingabevorschläge.

12. Änderungen dieser Erklärung

Diese Hinweise beziehen sich auf die beschriebenen Funktionen. Bei Änderungen der Verarbeitung oder der eingesetzten Dienste wird die Erklärung angepasst.